L’argomento che tratteremo in questo articolo è molto delicato per due motivi: il primo, ovviamente, è il tema stesso (la prevenzione delle crisi d’impresa appunto), il secondo è invece la modalità con cui arrivarci basata su un diverso modo di gestire il controllo della propria organizzazione, passando da un approccio a consuntivo a uno previsionale.
Tutte le PMI italiane hanno una grande quantità di dati che potrebbero usare per realizzare previsioni sull’andamento aziendale, di queste però solo una piccolissima parte lo fa realmente per mancanza di tempo, per una scarsa formazione delle risorse ma soprattutto perché tutti questi dati sono presenti su soluzioni non adeguate allo scopo come file Excel o Word salvati in cartelle sui pc personale e che non vengono condivisi né tantomeno integrati fra loro.
Si pensi, ad esempio, alle previsioni finanziarie o di vendita. Anche tu le hai in Excel?
Riporto una frase detta durante un evento in ottobre dall’ing. Pier Alberto Guidotti e che mi ha particolarmente colpito perché a mio parere chiarisce perfettamente quest’aspetto:
“Guidare l’azienda con un approccio di tipo consuntivo è come guidare una macchina tenendo d’occhio gli specchietti retrovisori o guardando attraverso i vetri laterali”.
In altre parole è un’impresa molto difficile, se non impossibile.
Allora come cambiare la tipologia di approccio da consuntivo a previsionale per prevenire le crisi d’impresa?
Oltre alla giusta formazione delle risorse, una possibilità che puoi sfruttare è usare i dati previsionali di acquisti, vendite e finanziari attraverso il Sistema Informativo aziendale.
Dai check-up ICT UMIQ (se non sai di cosa sto parlando clicca QUI, potrebbero aiutarti anche nella tua realtà) emerge che la maggior parte delle aziende non produce budget di acquisti, vendite e finanziari in modo adeguato e integrati con il resto del Sistema Informativo.
In altre parole, i dati ci sono ma sono “sparsi” per l’azienda, mentre sarebbe utile strutturarli in applicativi in modo che possano comunicare tra loro e restituirli in un cruscotto in grado di fornire all’imprenditore o al responsabile le informazioni utili per avere una visione dettagliata e intuitiva sull’andamento dell’azienda.
Ma perché ciò accade? Ci sono diverse ragioni:
- il sistema informativo è visto più come un costo che come un investimento;
- ci si concentra sull’operatività di produzione, acquisti e vendite a discapito del controllo di gestione;
- non viene chiesto cosa serve a chi deve controllare e garantire lo stato di salute dell’azienda;
- chi deve controllare lo stato di salute dell’azienda non conosce le opportunità che può avere usando il sistema informativo.
Se anche nella tua azienda ci sono dati importanti gestiti in Excel, non riuscirai mai ad usarli nel modo migliore.
Se è così, cosa devi fare per prevenire eventuali crisi d’impresa?
- Cambiare il tuo approccio abbracciandone uno basato su una cultura previsionale.
- Inserire i dati nel sistema informativo aziendale al fine di farli convergere in un cruscotto, che alimentato costantemente possa aiutarti a definire azioni da intraprendere in caso di necessità, magari avvisandoti via e-mail in presenza di situazioni potenzialmente critiche .
Ora però ho due domande da farti:
- Nella tua azienda sono presenti applicativi in cui inserire i dati così da creare cruscotti interattivi?
- Se sì, riescono anche ad inviarti alert nel caso i dati consentano di identificare una situazione potenzialmente critica?
Se hai risposto no almeno ad una domanda, allora hai bisogno di un software come QualiWare! I dati possono essere automaticamente acquisiti da QualiWare se esistono già nell’ERP o in altri database aziendali, mentre se non esistono potrai creare facilmente maschere di inserimento controllato che sostituiranno i fragili fogli Excel che usi normalmente.
E tutti questi dati potrai sintetizzarli in un unico cruscotto personalizzato per ogni esigenza, oltre ad avere alert che ti consentano di giocare d’anticipo, attivando azioni mirate a risolvere eventuali situazioni critiche.
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